Os processos logísticos e de suprimentos estão cada vez mais complexos devido ao grande volume de operações, a diversidade de modalidades, as diversas origens das operações, a velocidade em que se precisam atender as demandas, a globalização e a proximidade que os fabricantes e fornecedores têm hoje com os consumidores finais, vide por exemplo, a expansão dos fabricantes e fornecedores nas redes sociais.

Para se ter uma idéia dessa mudança, uma década atrás, um consumidor final aceitava aguardar semanas para receber sua compra, desde que houvesse alguma vantagem como preço e/ou qualidade excepcional por exemplo, mas hoje, especialmente com o advento das operações comerciais oriundas da internet (e-commerce, B2C) o grande diferencial, além do preço e qualidade, é a velocidade na entrega. Os grandes varejistas já se adaptaram a essa realidade e atualmente realizam entregas muito rápidas, em alguns casos a entrega ocorre no mesmo dia da compra ou em 24 horas.

Diante de um cenário complexo e dinâmico como esse, as organizações perceberam que seus Sistemas Integrados de Gestão (ERP) que foram desenvolvidos para integrar, controlar, gerenciar e planejar a organização como um todo, não dispunha de mecanismos eficientes para o gerenciamento específico de seus armazéns e centros de distribuição, organizando e orientando a empresa sobre a forma mais eficiente de separar e despachar um pedido, otimizar a alocação do espaço nos armazéns (que em muitos casos é caríssimo), planejar e organizar o recebimento de mercadorias, gerir de forma eficiente a capacidade de seus recursos (pessoal e maquinário) para entregar os pedidos com a velocidade demandada pelo mercado. Da busca por um software que atendesse essas lacunas deixadas pelo ERP surgiu o WMS.

WMS - Warehouse Management System

O WMS ou Sistema de Gerenciamento de Armazéns surgiu da necessidade de gerar melhorarias nos processos de um centro de distribuição ou armazém. Trata-se de uma tecnologia utilizada para integrar e processar as informações de localização das mercadorias, controlar a utilização da capacidade de mão-de-obra, planejar detalhada e minuciosamente os níveis de estoque, gerenciar processos de inventário, explorar ainda mais tecnologias móveis relativas a códigos de barras e RFID como coletores de dados para dinamizar as operações, emitir relatórios para auxiliar no gerenciamento do armazém, dentre tantas outras funcionalidades. Um dos pilares do WMS é a redução de custos e melhoria na operação visando a otimização de todas as atividades operacionais (fluxo das mercadorias) e administrativas (fluxo de informações).

O WMS integra a cadeia de suprimentos (SCM - Supply Chain Management) e atende procedimentos de rotação dirigida de estoques, seqüenciamento de atividades operacionais, diretivas inteligentes de picking (Picking é a atividade responsável pela correta coleta dos produtos e quantidades na área de armazenagem), consolidação automática de saldos, processo de inventário, recebimento de materiais, separação de pedidos, transferências de estoque, FIFO (First in first out - em português PEPS - primeiro que entra é o primeiro que sai) e cross-docking (Cross-docking é o processo utilizado na distribuição de produtos com alto índice de giro - esses produtos não chegam a ser estocados, apenas transitam no armazém indo do recebimento para a separação e despacho, sem passar pelo processo de armazenamento) de forma a maximizar o uso do espaço do armazém.

Uma das premissas do WMS é a priorização de uma determinada tarefa em função da disponibilidade de um funcionário integrando tanto a informação da localização das mercadorias que precisam ser consideradas no armazenamento ou no despacho como a localização do funcionário no armazém. Desta forma o WMS aumenta a produtividade e ajuda na percepção da necessidade de aumento ou diminuição do quadro de funcionários em relação às tarefas que precisam ser realizadas no armazém.

É possível dessa forma, através de um WMS, estabelecer vantagens competitivas, obter ganho na produtividade, economia de tempo nas operações de armazenamento, despacho, embarque, desembarque, transporte e estocagem de mercadoria e ainda controlar o estoque de produtos no seu armazém conhecendo assertivamente onde está localizado cada item, pallet, volume, lote, caixa, peça, SKU (SKU - Stock Keeping Unit - em português "Unidade de Manutenção de Estoque" - designa os diferentes itens do estoque normalmente associado a um código identificador) ou Número de Série em particular.

De forma a evidenciar clara e objetivamente que um WMS pode ser utilizado para obter vantagem competitiva, destacamos abaixo alguns dos principais benefícios suportados por um WMS, segmentando os benefícios por processos de negócio, a saber:

Processo de Recebimento

  • Agendamento de mercadorias que serão recebidas no armazém.
  • Prioridade de desembarque das mercadorias.
  • Automação do processo de portaria.
  • Automação do processo de conferência com códigos de barras e RFID.
  • Gerenciamento do pátio de veículos.
  • Características como peso, cubagem e padrão de embalagem do produto são considerados na conferência.
  • Redução do tempo perdido com esperas.
  • Integração e captura das informações das notas fiscais dos fornecedores.
  • Controle de qualidade dos produtos que estão sendo recebidos.
  • Emissão de etiquetas de códigos de barras ou aproveitamento das etiquetas de códigos de barras do fornecedor para pallets, volumes, lotes, caixas, peças ou número de série.
  • Cross-docking.

Processo de Armazenamento

  • Definição dos endereços dos produtos a serem armazenados, tais como: zona, rua, rotatividade, família, grupo ou categoria de produtos.
  • Identificação da entrada no estoque em tempo real.
  • Controle do armazenamento de um mesmo item em mais de um local do armazém.
  • Controle de diferentes estruturas de armazenamento como: porta pallets, prateleiras, blocos, Box, etc.
  • Automação do processo de armazenamento usando códigos de barras e RFID.
  • Controle automático da necessidade de abastecimento das áreas de picking.

Processo de Picking

  • Integração e captura dos pedidos de clientes oriundos de sistemas ERP.
  • Gerenciamento das atividades de separação pendentes.
  • Automação do processo de separação usando códigos de barras e RFID
  • Integração com diferentes tipos de dispositivos periféricos como esteiras, balanças, sensores e equipamentos automáticos de movimentação.

Processo de Linha de Produção

  • Definição de linhas e postos de trabalho na linha de produção.
  • Rastreamento de produtos utilizados no processo de fabricação.
  • Controle do suprimento automático da linha de produção.
  • Controle da impressão e da aplicação de etiquetas de códigos de barras na linha de produção.

Processo de Expedição

  • Controle da expedição por pallets, volumes, lotes, caixas, peças ou números de série.
  • Emissão de listas de conteúdo por pallets, volumes, lotes, caixas.
  • Emissão de Notas Fiscais - caso seja necessário.
  • Automação do processo de conferência utilizando códigos de barras e RFID
  • Gerenciamento do cancelamento de pedidos e o retorno de mercadorias para o estoque.
  • Decomposição do pedido em grupos de itens que exijam tipos diferentes de separação e processamento.
  • Eliminação de erros de expedição, como por exemplo, enviar um item errado em determinado pedido.
  • Escolha simultânea de pedidos de clientes da mesma região de forma que cheguem no ponto de embarque e conseqüentemente no caminhão ao mesmo tempo.

Processo Gerencial

  • Apoio ao processo de inventário geral e rotativo.
  • Monitoramento dos recursos operacionais (equipamentos, empilhadeiras, pessoas, coletores de dados, dentre outros).
  • Apontamento da produtividade operacional.
  • Redução dos custos de perda de mercadorias por vencimento da validade ou perda desconhecida.
  • Redução dos lead times de processamento de pedidos.
  • Possibilidade de gerar solicitações de reposição (ordens de compra) que serão disparadas automaticamente ao departamento de compras ou diretamente aos fornecedores.
  • Possibilidade de criar rotas inteligentes de separação.
  • Se integrado com um ERP evita redundância de cadastros.
  • Melhoria no cumprimento dos prazos de entrega de pedidos estabelecidos com os clientes.
  • Estimativas de cubagem e peso dos pedidos de múltiplos clientes que serão levados num mesmo caminhão, contêiner, etc.
  • Sugestão de quantidades de reposição no momento certo, em conformidade com regras específicas estabelecidas na parametrização do WMS.

Concluindo, é possível identificarmos além dos benefícios apresentados acima muitos outros benefícios e se o WMS for bem implementado pode garantir vantagens competitivas às organizações em relação a seus concorrentes, criando um diferencial competitivo que trará mais assertividade, redução de custos, melhorias significativas nas operações de gerenciamento de armazéns e centros de distribuição, conseqüente aumento no nível de serviço prestado aos clientes e melhor utilização dos espaços físicos.