Em nosso segundo artigo, daremos prosseguimento aos conceitos vistos no PMBOK e que são muito importantes para o entendimento de como um gerente age em seus projetos, seguindo as boas práticas deste guia.

Hoje, iremos ver um pouco sobre a estrutura do gerenciamento de projetos que o guia PMBOK adotou, continuando em um próximo artigo com o estudo desta estrutura. Primeiramente, para um bom entendimento, precisamos ter bem claro o objetivo deste guia, onde o PMI, em seu livro, PMBOK: Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, descreve este objetivo como: "O guia PMBOK tem como objetivo fornecer uma visão geral de cada subconjunto do conjunto de conhecimento do gerenciamento de projetos, tornando-o partes menores, mas ao mesmo tempo interligadas entre si. Ele é um guia onde usa um vocabulário padronizado, comum a todos os profissionais da área, elemento essencial a qualquer profissão." (pag.19, PMI), onde este se destina tanto a estudantes e pesquisadores, tanto a profissionais já experientes, abrangendo desta forma uma grande gama de profissionais.

Quando falamos em conjunto do conhecimento, queremos dizer que o "Conjunto de conhecimento em gerenciamento de projetos é a soma, união de vários conhecimentos que servirão para que um gerente de projetos consiga gerenciar de forma ordenada seus projetos, independente de sua complexidade, onde tais conhecimentos são intrínsecos". (pag.19, PMI). Em nossos artigos, um item que será bastante falado, e que é nosso objeto de estudo é o projeto. Nesse sentido, um projeto é: "esforço empreendido para realizar determinada tarefa, que é temporária, que pode ser um produto, serviço ou resultado exclusivo" (pag.19, PMI). Além do conceito, precisamos saber quais são as características de um projeto, que são três: ser temporário, criar produtos, serviços ou trabalhos exclusivos e ser de elaboração progressiva, onde:

1. Temporário:

Todo projeto é temporário, ou seja, tem seu início, meio e fim definidos. No entanto, isso não significa que ele seja de curta duração, alguns projetos podem durar até anos, já outros alguns meses. O término de um projeto dá-se quando todos seus objetivos forem alcançados ou então quando o mesmo não tem mais valia. Os projetos são criados para resultarem em produtos duradouros, apesar do projeto propriamente dito ser temporário. Por exemplo, pode-se desenvolver um projeto para levantar uma ponte que durará centenas de anos, mas o projeto durará cerca de 10 anos; pode-se ter um projeto para desenvolver um software, que durará 10 anos, no entanto o projeto, o desenvolvimento terá uma duração de 6 meses. No caso da ponte, esta pode ter impacto social econômico dentro de uma comunidade, no caso do software, se for de exportação, por exemplo, pode ter impacto internacional.

2. Produtos, serviços ou trabalhos exclusivos:

A função de um projeto é sempre criar entregas exclusivas, ou seja, para cada projeto, ela é única, direcionada para aquele projeto, aquele momento, e essas entregas exclusivas podem ser: produto, serviço ou resultado. Podemos dizer que um produto é a criação de:

  • Um produto ou objeto produzido, quantificável e que pode ser um item final ou um item componente, como por exemplo, um software.
  • Uma capacidade de realizar um serviço, como funções de negócios que dão suporte à produção ou à distribuição, como por exemplo, um projeto de relação custo x benefício, para verificar a viabilidade de realizar um negócio.
  • E um resultado, como resultados finais ou documentos. Por exemplo, um projeto de pesquisa desenvolve um conhecimento que pode ser usado para determinar se uma tendência está presente ou não ou se um novo processo irá beneficiar a sociedade, como por exemplo, projetos de pesquisa.

3. Elaboração progressiva:

União de temporário e exclusivo. Progressivo porque desenvolve por etapas e continua por incremento, como por exemplo, o escopo, que inicialmente é descrito de maneira geral e com o decorrer do desenvolvimento é detalhado. Exclusivo porque é único para este trabalho, para o projeto em questão.

Com o que vimos hoje, já podemos concluir que o gerenciamento de projetos, seguindo as boas práticas do guia PMBOK, exige certo esforço, além de ter suas próprias características e que pode ser aplicado nas mais diversas áreas, como as citadas acima: desenvolvimento de software, pesquisas acadêmicas, estudo da viabilidade, dentre inúmeras outras. Para finalizar, é importante termos em mente que apesar de gerenciar projetos aparenta ser uma prática complicada e trabalhosa, um projeto ao mesmo tempo deve ter como característica geral gerar suas entregas de forma simples, ou seja, tenha como principal característica a singularidade.

Veja agora a diferença entre projeto e trabalho operacional, ligação entre projeto e planejamento estratégico, conceito de restrição tripla e por fim, o que é o gerenciamento de projetos.

Projeto e Trabalho Operacional: um projeto é sempre temporário, onde quando seu objetivo é alcançado, o projeto dá-se como encerrado, independente de sua duração (semanas, anos, meses), como já vimos em uma das características dos projetos, no artigo anterior. Já as operações ou trabalho operacional podem ser utilizados em vários projetos, são passos, tarefas a serem realizadas para que sejam cumpridos os objetivos de um projeto. Portanto, um projeto tem seu início e fim, mas as operações podem ser utilizadas em outros projetos.

Projeto e Planejamento Estratégico: quando projetos são criados, estes geralmente são criados por questões estratégicas, ou seja, há uma necessidade a ser atingida e para isso, cria-se um projeto para atingir tal demanda, tal necessidade.

Restrição Tripla: as variáveis escopo, tempo e custo são três demandas conflitantes que sempre devem estar em observação, pois se mexer em uma delas, pelo menos uma a mais será afetada, quando não as três, afetando a qualidade do projeto, pois um projeto de qualidade deve atender o que está no escopo, ou seja, atender as necessidades do cliente e atingir os objetivos por ele proposto, ser entregue no prazo e não sair do orçamento.

Por fim, gerenciamento de projetos: gerenciar um projeto é aplicar os conhecimentos adquiridos em relação a ele, tais como conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas, com o objetivo de atender as necessidades do projeto em desenvolvimento. O gerenciamento de projetos dá-se através da aplicação e integração dos cinco processos de gerenciamento de projetos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. O responsável pelo projeto é o gerente de projetos. Um gerente de projetos deve sempre estar atento a: identificar as necessidades da empresa, estabelecer objetivos claros e fáceis de alcançar, balancear qualidade, escopo, tempo e custo, além de entender as diversas partes interessadas no projeto, tanto as externas quanto as internas.

Com os conceitos vistos até o momento, no próximo artigo já será possível estudar a estrutura que o PMBOK adotou, que se subdivide em: Estrutura do gerenciamento de projetos, Norma de gerenciamento de projetos de um projeto, Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, Áreas de Especialização e Contexto de gerenciamento de projetos. Até lá!!

Referências Bibliográficas:

  • Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI). Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos: Guia do PMBOK , 3a. edição, 2004, PMI.
  • Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI). PMI RS. Disponível em: . Acessado em: 16 set. 2009.